Kutatás előtti tudnivalók
Az Országos Levéltár – Magyarország legrégebb óta folyamatosan működő országos intézménye – 1756. évi alapítása óta gyűjti, őrzi és a kutatók rendelkezésére bocsátja az ország történelmére vonatkozó forrásokat.
Mit gyűjtünk és mit nem?
Az Országos Levéltár illetékességi körébe elsősorban az országos hatáskörrel rendelkező államigazgatási szervek iratanyaga tartozik. A kiegyezés óta (1867) fennálló rendszer szerint az országgyűlés, a kormány (minisztériumok), az igazságszolgáltatás országos szervei, a mindenkori államfő iratainak gyűjtése és őrzése jelenti fő feladatunkat, de hozzánk tartoznak más állami intézmények (Magyar Nemzeti Bank, Központi Statisztikai Hivatal stb.) iratai is. Nagy számban őrizzük vállalatok iratait, mindenekelőtt az országos jelentőségű nagyvállalatok anyagai kerültek hozzánk (MOM, Ganz, Goldberger, Egyetemi Nyomda, Dreher, Hangya Szövetkezet stb.), részben a privatizáció következtében. Ámbár az iratok általában csak keletkezésük után 15-30 évvel kerülnek levéltárba, de esetenként előfordulhatnak ennél újabb iratok.
Nem gyűjtjük a megyei vagy települési igazgatás hatáskörébe tartozó anyagokat, magánvállalkozások, egyetemek, egyházak, közjegyzők, írók, művészek, zeneszerzők, tudósok hagyatékát, de természetesen az idők folyamán kerülhettek hozzánk ilyen jellegű iratokat tartalmazó anyagok is. A honvédelemmel kapcsolatos iratok a Hadtörténelmi Levéltárban, a szocialista korszak állambiztonsági iratai az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában találhatók, az egyes épületekre vonatkozó tervek elsősorban a területi levéltárakban (megyei, városi, fővárosi levéltárak) kerültek elhelyezésre.
Mit őrzünk a régi időkből?
Irataink a magyar állam ezeréves történetének forrásai. Legrégibb, eredetiben fennmaradt oklevelünk a veszprémvölgyi apácamonostor alapítólevele 1109-ből való, de középkori oklevélgyűjteményünkben további több mint kétszázezer oklevél is a kutatók rendelkezésére áll.
A kiegyezés előtti időszakban keletkezett államigazgatási iratok közül nálunk található a Magyar Kancellária, a Magyar Kamara, a Helytartótanács, az Erdélyi Kancellária, a Gubernium, a nádor, az 1848/49-es minisztériumok és az 1849-1867 közötti közigazgatás anyaga.
Különböző módon és időben őrizetünkbe kerültek az ország vezetésében jelentős szerepet betöltő családok illetve személyek, társadalmi szervezetek, egyesületek iratai. Terv- és térképtárunkban főképpen az államigazgatás működése során keletkezett, illetve a családi levéltárakból kiemelt anyagok fordulhatnak elő. Pecséttárunkban a történelmi Magyarország településeinek, tisztségviselőinek, hivatalainak pecsétjei vannak, de pecsétek az egyes iratokon is találhatók. Filmtárunkban saját anyagainkról, más közgyűjtemények magyar vonatkozású anyagairól, valamint anyakönyvekről készült felvételeket őrzünk.
Kutatási előkészületek, felkészültség
Az iratanyagban történő kutatás a kutatótermekben az érvényben lévő jogszabályok (levéltári törvény, adatvédelmi törvény illetve a kutatási szabályzat) betartásával bárki számára lehetséges. A levéltári kutatásra azonban előzetesen fel kell készülni, azaz össze kell gyűjteni a témára vonatkozó adatokat és ismerni kell a vonatkozó szakirodalmat is, a lábjegyzetekkel együtt, mert e hivatkozások nyújthatnak segítséget, hogy melyik iratanyagban érdemes kutatást folytatni. A felkészüléshez nagy segítséget jelentenek elektronikus adatbázisaink és könyvtári katalógusunk. Könyvtárunkat beiratkozott kutatóink délelőttönként személyesen is használhatják. Családkutatás esetén az otthon és a rokonoknál rendelkezésre álló adatok összegyűjtése az első feladat.
Csak a fenti előkészületeket követően érdemes levéltárhoz fordulni és kutatásba kezdeni. A régebbi iratanyag olvasásához latin és német nyelvtudás is szükséges (Magyarországon 1844-ig a latin volt az államigazgatás hivatalos nyelve), érteni kell a régi betűformák olvasásához (rövidítések feloldása, hivatali nyelvi kifejezések, gótbetűs német kézírás stb.). Ezeken kívül szükséges a korabeli közigazgatás ismerete és az irattani tájékozottság is. Esetenként állományvédelmi szempontokra és újabb anyagok esetén adatvédelmi korlátokra is tekintettel kell lennie a kutatónak.
Iratjegyzékek, adatbázisok, tájékoztatás
Az Országos Levéltárban őrzött anyagokban való tájékozódáshoz nyomtatásban megjelent, kéziratos, illetve elektronikus segédletek, adatbázisok állnak rendelkezésünkre. A nyomtatásban megjelent segédletek (fond- és állagjegyzékek, levéltári leltárak, repertóriumok stb.) digitalizált formában is elérhetőek, a kéziratban rendelkezésre álló segédletek kutatótermeinkben, az elkészült elektronikus jegyzékek levéltári nyilvántartó rendszerünkön keresztül használhatók. Folyamatosan készülő további jegyzékeink egyelőre a kutatótermi számítógépeken találhatók meg, csak végleges változatuk kerül majd fel az internetre. Az iratanyagban történő tájékozódáshoz további segítség kérhető az info@mnl.gov.hu elektronikus levélcímen, a (+36-1) 225-28-43-as vagy 28-44-es telefonszámon, illetve az Országos Levéltár postacímén (1250 Budapest, Pf. 3.). Mivel egy-egy kérdés megválaszolása esetenként hosszabb időt vehet igénybe – a levéltár több mint nyolcvanezer iratfolyóméter anyagában a keresés hosszadalmas és nehéz munkát jelent – ezért válaszunk megérkezéséig türelmüket kérjük.
Kutatás
A nálunk őrzött iratanyagok egy része digitális formában interneten keresztül is kutatható (pl. térképek, királyi könyvek, középkori oklevelek stb.), más anyagok a kutatótermi számítógépeken vagy mikrofilmen érhetők el (pl. anyakönyvek), legnagyobb részük azonban eredetiben kutatható. Ha a kutatáshoz már pontos jelzetek állnak rendelkezésre, akkor a kutatótermekben kérőlap és őrjegy kitöltésével lehet az anyagot kikérni. A kérőlapokat a kutatás megkezdése előtt legalább 3 munkanappal kell beadni. A kéréseket elektronikus levélben is be lehet nyújtani a kutatótermekben, melyet a kutatás megkezdése előtt 4 munkanappal kell megküldeni. Az iratokat a kutatóterembe érkezést követően további 10 munkanapig lehet átvenni, majd még egy hónapig kutatni. Ha az átvételre 10 munkanapon belül vagy a kutatás befejezésére egy hónapon belül nem kerül sor, akkor az iratok visszahelyezésre kerülnek a raktárba.
A kutatás során az iratanyag rendjét és fizikai állapotát minden kutató köteles megőrizni! Ez azt jelenti, hogy a csomókban, dobozokban, borítékokban az iratokat az átvételkori rendben kell tartani, nem szabad áthelyezni, cserélgetni. A csomókat, dobozokat olyan rendezettségben kell visszaadni a kutatótermi felügyelőnek, amilyenben megkapta.
Másolatrendelés
Az őrizetünkben lévő anyagról térítési díj fejében másolatot (xerox, digitális felvétel stb.) tudunk készíteni. Az érvényben lévő másolatkészítési díjakat a honlapunkon keresztül elérhetik. A kutatótermekben fotójegy váltása esetén saját készülékkel is készíthet felvételt a kutatott iratokról, melyre azonban az iratanyag épségének megőrzése mellett a többi kutató zavarása nélkül (pl. vaku, állvány nem használható) kell sort keríteni. Ha pontos jelzet áll rendelkezésére, akkor megrendelésre is készítünk másolatot, melyet postai utánvéttel vagy banki átutalás esetén ftp szerverről történő letöltéssel tudunk megküldeni.
További kérdéseivel forduljon a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának Kutatószolgálati, tájékoztatási és levéltár-tudományi szakkönyvtár főosztályához a fent megadott címeken.
A blogbejegyzést írta: Sölch Miklós
Aktakaland 
One thought on “Hat jótanács kezdőknek a levéltári kutatáshoz”